Lista kontrolna przed spotkaniem zarządu: 7 punktów

Pieniądze na koncie znaczą więcej niż obietnice na fakturach. W coreviaadvisory widzimy, że średni czas oczekiwania na przelew od klienta w branży usługowej w Polsce wynosi obecnie 47 dni. Jeśli wchodzisz na zarząd i nie wiesz, ile faktur przekroczyło termin płatności o więcej niż 12 dni, nie masz pełnego obrazu sytuacji. Bez lania wody: musisz mieć wykaz 5 największych dłużników i plan, jak odzyskać te środki w najbliższe 3 dni robocze.

Analiza przepływów pieniężnych z ostatnich 4 miesięcy pozwala uniknąć paniki przy wypłatach. Szczerze mówiąc, większość prezesów myśli, że zysk to gotówka. To błąd, który kosztuje sporo stresu. Sprawdź raport z ubiegłego czwartku i zobacz, czy prognozowane wpływy pokrywają Twoje zobowiązania wobec ZUS i dostawców. Jeśli brakuje choćby 3 400 PLN, musisz o tym wiedzieć przed otwarciem drzwi do sali konferencyjnej przy ulicy Świętokrzyskiej.

Twój zespół może pracować ciężko, ale czy pracuje mądrze? Sprawdzamy czas reakcji na zapytania kluczowych klientów. Standard w coreviaadvisory to odpowiedź w ciągu 4 godzin roboczych. Jeśli Twoi ludzie odpisują po 2 dniach, tracisz 23% szans na domknięcie sprzedaży już na starcie. Na zarządzie musisz umieć wskazać, który dział blokuje procesy i dlaczego struktura nie wytrzymuje tempa pracy.

Często spotykamy się z sytuacją, gdzie 3 specjalistów robi robotę, którą mógłby wykonać jeden dobrze ustawiony automat lub asystent z jasną listą zadań. (Swoją drogą, odzyskanie tych 11 godzin w tygodniu zaczyna się właśnie od wycięcia zbędnych spotkań o niczym). Przejrzyj kalendarze swoich managerów z ostatniego tygodnia. Jeśli spędzili 16 godzin na 'statusach', to znaczy, że Twoja firma stoi w miejscu, zamiast zarabiać.

Przejrzyj wyciągi z konta firmowego z marca i kwietnia 2024 roku. Szukaj subskrypcji i usług, których nikt nie używa. W jednym z biur w Warszawie znaleźliśmy opłaty za oprogramowanie graficzne dla zespołu, który nie istnieje od 8 miesięcy. To było 430 PLN miesięcznie wyrzucone w błoto. Na spotkaniu zarządu powinieneś przedstawić listę 4 konkretnych cięć, które nie bolą operacyjnie, ale poprawiają marżę o 2.4%.

Koszty najmu i energii to kolejne punkty. Przy obecnych cenach w centrum Warszawy, każda niewykorzystana przestrzeń to strata. Jeśli Twoje biuro przy ul. Świętokrzyskiej jest puste przez 3 dni w tygodniu, bo ludzie pracują zdalnie, zastanów się nad podnajmem lub zmianą lokalu. To są konkretne ruchy, a nie teoretyzowanie o optymalizacji. Zarząd oczekuje decyzji, które widać w tabeli Excel pod koniec kwartału.

Błędy w dokumentacji to najprostsza droga do problemów z urzędem skarbowym lub kontrahentami. Sprawdź, czy wszystkie uchwały zarządu z ostatniego półrocza są podpisane i zarchiwizowane. Daniel Leśniewski zawsze pilnuje, aby reprezentacja spółki była zgodna z aktualnym wpisem w KRS. Mała pomyłka w pełnomocnictwie może unieważnić umowę wartą 83 000 PLN, co zdarzyło się jednemu z naszych klientów w Q2 2024.

Zwróć uwagę na terminy ważności certyfikatów i licencji. Jeśli działasz w branży regulowanej, brak jednego wpisu może zatrzymać całą operację na 14 dni. Na zarządzie musisz mieć pewność, że od strony formalnej firma jest 'czysta'. Nie potrzebujesz do tego armii prawników, wystarczy jedna rzetelna osoba, która raz w miesiącu poświęci 3 godziny na audyt teczek z umowami kluczowych dostawców.

Czy wiesz, który klient generuje najwięcej problemów przy najniższej marży? Zazwyczaj 19% odbiorców odpowiada za 72% skarg i reklamacji. W coreviaadvisory uczymy, jak grzecznie żegnać się z klientami, którzy drenują Twój czas i energię zespołu. Na spotkanie przynieś listę 3 klientów, z którymi nie przedłużysz umowy w przyszłym roku. To zwolni miejsce dla firm, które faktycznie doceniają Twoją pracę i płacą faktury w terminie 7 dni.

Dywersyfikacja to podstawa bezpieczeństwa. Jeśli jeden kontrahent generuje więcej niż 31% Twojego przychodu, jesteś od niego uzależniony. To niebezpieczna sytuacja, o której zarząd musi wiedzieć natychmiast. Przygotuj plan pozyskania 4 nowych partnerów z innej branży, aby rozłożyć ryzyko. Twarde dane pokazują, że firmy z rozproszonym portfelem klientów przechodzą przez zatory płatnicze o 30% lżej niż monokultury biznesowe.

Nie planuj na 5 lat, bo nikt nie wie, co będzie za pół roku. Skup się na najbliższym kwartale. Jakie 3 konkretne cele zrealizujecie do 31 marca? Każdy cel musi mieć przypisane nazwisko i budżet. Jeśli na sali pada hasło 'zwiększymy sprzedaż', to znaczy, że nikt nie odrobił lekcji. Prawidłowy komunikat brzmi: 'Marek domknie 4 kontrakty z branży logistycznej na łączną kwotę 156 000 PLN do końca maja'.

Weryfikacja postępów musi odbywać się co 14 dni. Jeśli czekasz do końca kwartału, żeby sprawdzić wyniki, jest już za późno na korektę kursu. Na zarządzie ustalcie jasne punkty kontrolne. To pozwoli Ci odzyskać czas, bo nie będziesz musiał dopytywać o wszystko codziennie rano przy ekspresie do kawy. Struktura i delegowanie to jedyny sposób, abyś jako CEO przestał być wąskim gardłem własnej firmy.

Każde spotkanie musi kończyć się listą zadań. Bez lania wody: kto, co i na kiedy. Jeśli po 2 godzinach rozmów wychodzicie z sali bez notatki, to właśnie zmarnowaliście czas, który kosztował firmę około 1 200 PLN (licząc stawki godzinowe zarządu). W coreviaadvisory stosujemy prosty protokół: jedna strona A4, 7 punktów do wdrożenia i data kolejnego statusu za 11 dni roboczych.

Zadbaj o to, by agenda była wysłana 24 godziny przed spotkaniem. Nikt nie powinien być zaskoczony tematem dyskusji. To pozwala uniknąć emocjonalnych reakcji i skupić się na liczbach. Pamiętaj, że Twoją rolą jest podejmowanie decyzji, a nie wysłuchiwanie narzekań. Jeśli spotkanie trwa dłużej niż 83 minuty, wydajność spada drastycznie. Ustaw timer, zamknij laptopy i skup się na konkretnych ruchach, które pchną firmę do przodu.