Skrócenie czasu decyzji o 34% w firmie transportowej

Głównym problemem był brak jasnej struktury. W sierpniu 2024 roku przeanalizowaliśmy 83 ostatnie decyzje zakupowe w firmie. Okazało się, że prezes musiał osobiście zatwierdzać każdą fakturę powyżej 1 800 PLN, nawet jeśli dotyczyła rutynowej wymiany klocków hamulcowych. Przez to kierowcy czekali na bazach pod Warszawą średnio 4 dni na zgodę na naprawę, co generowało niepotrzebne koszty postojowe i kary od kontrahentów. Kadra zarządzająca, mimo 8-letniego stażu, czuła się pozbawiona sprawstwa, co prowadziło do ich frustracji.

Daniel Leśniewski spędził w biurze klienta 4 dni robocze, obserwując przepływ dokumentów. Przeprowadziliśmy audyt procedur i wprowadziliśmy macierz RACI, która jasno definiuje, kto podejmuje decyzję, a kto jest tylko informowany o fakcie. Zamiast teoretycznych szkoleń, postawiliśmy na konkretne ruchy: usiedliśmy z kierownikiem floty oraz główną księgową, aby ustalić nowe limity kompetencyjne. Skupiliśmy się na tym, aby prezes zajmował się tylko kontraktami powyżej 45 000 PLN oraz strategią rozwoju taboru, a nie bieżącymi usterkami.

Wdrożyliśmy dwustronicowy dokument 'Zasady Decyzyjne TransPol', który zastąpił dotychczasowy chaos. Kierownik floty otrzymał samodzielność finansową do kwoty 14 200 PLN na pojedyncze zlecenie serwisowe. Ustaliliśmy też, że oferty leasingowe są analizowane w sztywnym oknie czasowym – w każdą środę o 10:00, co wyeliminowało ciągłe przerywanie pracy prezesowi. Cały system został przetestowany na 12 rzeczywistych awariach we wrześniu 2024, co pozwoliło nam wyłapać i skorygować błędy w przepływie informacji przed pełnym uruchomieniem struktury.

Dzięki zmianom prezes Andrzej odzyskał 11 godzin tygodniowo i przestał odbierać telefony w sprawach serwisowych po 18:00. Średni czas zatwierdzenia zakupu nowych opon lub części spadł z 7 dni do niespełna 2 dni roboczych, co bezpośrednio wpłynęło na rentowność każdego kursu.