Odzyskanie 9 godzin tygodniowo dla CEO software house'u
-9h pracy operacyjnej/tydz
Przebudowaliśmy system raportowania i komunikacji w 14-osobowym zespole. Właściciel przestał zajmować się drobiazgami w projektach.
Marek, właściciel 14-osobowego software house'u w Warszawie, pracował po 65 godzin w tygodniu. Mimo sporego zespołu, wciąż zatwierdzał każdy mail do klienta i sprawdzał najmniejsze błędy w kodzie. Pomogliśmy mu odciąć się od operacyjnej drobnicy i odzyskać czas na zarządzanie strategiczne.
Wyzwanie
Głównym problemem w DevCore Solutions był brak jasnej struktury decyzyjnej. Marek czuł, że jeśli nie dopilnuje wszystkiego osobiście, projekty utkną w miejscu. W kwietniu 2024 firma o mało nie spóźniła się z oddaniem modułu dla klienta z Berlina, bo szef był zajęty poprawianiem literówek w dokumentacji technicznej zamiast pilnować terminów globalnych.
Pracownicy bali się podejmować jakiekolwiek ryzyko, więc z każdym drobiazgiem biegli do gabinetu prezesa. To generowało około 27 przerwań dziennie, co całkowicie rozbijało plan dnia Marka. Wieczorami, zamiast odpoczywać, nadrabiał zaległości w ofertach, co prowadziło do chronicznego zmęczenia i błędów w kalkulacjach kosztów projektów.
Podejście
Daniel Leśniewski rozpoczął od audytu 116 wątków na firmowym Slacku, aby zrozumieć, gdzie dokładnie powstają zatory. Szybko wyszło na jaw, że 74% pytań kierowanych do CEO mogło zostać rozwiązanych przez liderów zespołów, gdyby tylko mieli do tego uprawnienia. Przez trzy tygodnie spotykaliśmy się z Markiem i jego dwoma kluczowymi programistami, ustalając nowe zasady.
Zastosowaliśmy metodę 'Twardych danych' – wyliczyliśmy koszt godziny pracy Marka i skonfrontowaliśmy go z zadaniami, które wykonywał. Skupiliśmy się na wdrożeniu matrycy odpowiedzialności, która jasno określała, kiedy lider może sam podjąć decyzję (np. o zakupie biblioteki programistycznej do 2400 PLN), a kiedy musi angażować zarząd. To były konkretne ruchy, bez lania wody o teorii zarządzania.
Rozwiązanie
Wprowadziliśmy system trzech filtrów przed skierowaniem sprawy do CEO. Jeśli problem nie dotyczy budżetu powyżej 5500 PLN lub nie przesuwa terminu o więcej niż 2 dni robocze, liderzy rozwiązują go samodzielnie. Marek dostał też ścisły harmonogram pracy głębokiej – we wtorki i czwartki od 9:00 do 12:30 jego drzwi są zamknięte, a telefon wyciszony.
Dodatkowo zrezygnowaliśmy z codziennych statusów całej firmy na rzecz krótkich, 15-minutowych spotkań w podzespołach. Stworzyliśmy prosty arkusz raportowania postępów, który Marek przegląda w piątki rano. Dzięki temu nie musi już dopytywać każdego z osobna o status zadań. Całość zmian domknęliśmy w 13 tygodni, stabilizując nowy rytm pracy.
Rezultaty
Marek przestał być wąskim gardłem we własnej firmie. Odzyskane 9 godzin tygodniowo przeznaczył na pozyskiwanie nowych kontraktów, co już w lipcu 2024 przełożyło się na podpisanie umowy z nowym partnerem z branży logistycznej.
Harmonogram
- Marzec 2024 Analiza 116 wątków komunikacyjnych i audyt kalendarza
- Kwiecień 2024 Wdrożenie matrycy uprawnień i filtrów decyzyjnych
- Maj 2024 Blokada kalendarza na pracę głęboką i trening liderów
- Czerwiec 2024 Finalny audyt efektywności i stabilizacja procesów
“Bałem się, że bez mojej kontroli wszystko padnie w dwa tygodnie. Okazało się, że zespół radzi sobie lepiej, gdy nie wchodzę im w paradę co godzinę. Wreszcie śpię spokojnie.”